مدیریتهای اجرائی

ساختا رنظام اجرائی کشور

قسمت هفدهم

مدیریتهای اجرائی     محمدر ضا حافظ نیا

مقدمه

بحثی که پیش روی خواننده محترم قراردارد ادامۀ سلسله مقالاتی تحت عنوان(ریشه های گرهها) میباشد که سعی میشود با بهره گیری ازالطاف بیکران الهی و یا فته های تجربی و نظری،عوارض وعلل اصلی گرفتاریها ومشکلات جامعه در ارتباط با دستگاههای اداری و اجرائی  کشور در حد وسع و در ک و بینش نگارنده شکافته و بیان گردد و لذا مقالات گذشته در زمینۀ آثارو عوارض خط بازی و گروه گرائی و تاثیر آن برمسائل جامعه و نیز ساختار نظام اجرائی کشورو زیرشاخه های آن یعنی نظام مالی ـ دولتی  ـ نظام برنامه ریزی ـ نظام بودجه ریزی ـ نظام اداری و مدیریتهای اجرائی که باهمدیگر پیوندن منظومه ای و سیستیمی دارند به چاپ رسیده است تو در ادامۀ بحث مدیریتهای اجرائی  نکاتی پیرامون و یژگیهای اقتصادی ـ رفتاری وتخصصی مدیریت مطلوب به عنوان بخشی ازمبحث مدیریّتهای اجرائی،ازنظر خواننده محترم می گذرد.

ب: ویژگیهای تخصّصی و عملکردی:

عده ای معتقدند که مدیریت  رهبری امری ذاتی است و افراد مدیر با لفطره مدیرمی باشند،عدّه ای هم اعتقاد دارند که مدیریّت آموختنی است و می توان ازطریق آموزش مفاهیم و روشها و دانشها به افراد ،ازآنها عنصری مدیر ساخت.عدّه ای هم اعتقاد دارند که مدیریّت مجموعه اتی ازهر دو میباشد، یعنی باید فرد ذاتا مدیر باشد تا بتوان دانشهای تخصّصی لازم را به او آموزش داده و منتقل نمود عده ای نهم به تجربی بودن مدیریّت قائل می باشنداین نقطه نظرات به جای خود هرکدام قابل بحث و بررّسی میباشد آنچه که مسلم است این است که اصولا برای آموزش هرامری باید استعداد آن در افراد وجود داشته باشد بنابراین آموزش دانش مدیریّت مستلزم وجود استعداد وجوهرۀ مدیریتدر وجود افراد میباشد که این جوهره یا آموزش و تجربه ،پرورش داده شده و شکوفا خواهد شد.پس ذاتی بودن  مدیریّت مقدمتا ضروری بوده که این استعداد ذاتی با فعالیتهای آموزشی هدایت و رشد داده شده و متکامل خواهد شد، و این دو لازم وملزوم یکدیگرند تا مدیریت مطلوب و قوی ازجهت تخصص و کارآئی و عملکرد ساخته و پرداخته شود.مدیریت ذاتی هر چند به جای خود دارای جنبه های مثبت بوده و در جامعه شاهد ظهور مدیریت های خودر و در صحنه های اجتماعی هستیم که منشأ آن همین ذاتی بودن مدیریت در افراد می باشد ولی اگر با آموزش همراه نباشد امور مدیریّت از نظم و نسق برخوردار نبوده و توفیق مدیریت کم خواهد بود متقابلا آموزش مدیریّت به افرادی که فاقد استعداد آن می باشند امری بی نتیجه بوده و مدیر ساخته نخواهد شد.چراکه مدیریّت قبل از هرچیز هنر است .در مقایسه نظریه ذاتی بودن مدیریّت و نظریه آموزش مدیریّت؛مسلما نظریه ذاتی بودن قوی تر و به واقعیّت نزدیکتر ایت.نکته ای که باید سخت مورد توجّه مؤسسات آموزشی تربیت کننده مدیر واقع شود این است که آنها قبل از هرچیز باید استعداد و فطرت مدیریت را در آموزش گیرندگان خود ارزیابی نموده و آنها را ازبین مستعدین و دارندگان فطرت مدیریت انتخاب نمایند.بخصوص دانشگاهها در رشته ها ی مدیریّت باید به این نکته توجّه خاص بنمایند و دانشجویان خودرا قبلا ارزیابی نموده و کسانی رابه جریان آموزش وارد نمایند که اوّلاـ ذاتا مدیر باشند و ثانیاـ این امر را به تجربه ثابت کرده باشند،این نکه ای است که دانشگاههای کشور ما متأسفانه به آن توجه ندارند و سالیانه با سرمایه گذاریهای آموزشی از بیت المال، افرادی که هم استعداد آنها بررسی نشده وهم برای یکبار نیز در صحنه های اجتماعی و زمینه های رشتۀ تحصیلی مدیریّت ،ازخود تجربه به روز نداده اند ،و بلافاصله از دبیرستان خارج شده اند به رشد مدیریت دانشگاه وارد مینمایند. اگر دانشگاه ها و مؤسسات آموزش رشته های مدیریت افراد مستعد مجرّب در این زمینه را انتخاب نمایند.مسلما مدیر قوی تربیت خواهند کرد که هنر مدیریت در آنها از برازندگی خاصّی برخوردار بوده ودر صحنه های اجتماعی خدمات ارزندۀ مدیران  مستعد آموزش دیده به جامعه ارائه خواهد گردید.

اینک مختصرا ویژگیهای تخصّصی و عملکردی یک مدیر مطلوب وهنرمند بیان میگردد.

*شناخت قلمرو و حیطۀ مدیریّت:

مدیریت در بدو امر باید حدود اختیارات و وظایف مربوطه رابداندکه مرز اختیارات و وظایف وی تا کجاست و تشکیلات و نیروی انسانی و ابزار کا رو اختیارات و مسئولیتهای حوزه مدیریّت چیست و چه مشخّصاتی دارد؟ یکی ازموارد این امر شناخت شرع وظایف  و مسئولیتها است. مدیریت باید بداند که چه کاره است و نهاد و دستگاه و سازمانی که او در رأس آن قرار دارد، چه وظایف اجتماعی برعهده دارد و اصلا فلسفۀ وجودی آنچیست؟ و مرز عملکردی و اختیارات دستگاه یا دستگاههای افقی و عمودی مرتبط با آن کجاستت؟و به طور کلّی حدود مسئولیتهای دستگاه مدیریت تا چه حد است؟ آشنائی کامل به شرح وظایف و اختیارات و مسئولیتها در بدو امر باعث میگردد که مدیریّت برقلمرو کار  خود مسلّط بوده و اشراف لازم را داشته باشد، چراکه اگر مدیریّت فاقد این توجّه یا ویژگی باشد،مسلّما نخواهد توانست دستگاه زیرنظر خود را به صورت منظّم وهماهنگ و جمعی در جهت هدفها و وظایفمربوط هدایت نماید و بخشی ازوظایف و یا امور ازدید او پنهان خواهندماند .

مسئولین ادارات ویا مدیران کلّ درهریک ازمناطق مختلف کشور باید قلمرو ومسئولیت خودرا در سطح منطقه و پوششی که توسط اداره آنها جهت خدمات رسانی به مردم باید داده شود بشناسد،تا مبادا یک بخش یا روستا یا شهر از نظرآنها پنهان بماند.در  داخل تشکیلات اداری مربوط نیز اگر ازفضای  مکانی ،کارکنان،امکانات و موارد دیگر اطلاع پیدا کرده و تصمیم منطقی و در ست بگیرد .گاهی ممکن است اتّفاق بیافتد که مدیری تاخاتمۀ مأموریت خویش حتی یکبارادارۀ خود یا مناطق تحت پوشش آنرا موردبازدید قرار ندهد واصلا نفهمد که چه کاره بوده است!و در چنین حالتی معلوم است که چه به سرمردم و جامعه خواهد آمد.اگر یک فرماندار و یا بخشدار و یا استاندار مناطق تابعه رانشناسد و حدود و قلمرو مسئولیت خودرانداند وحتّی شناخت جغرافیائی پیدا نکند،نخواهد توانست  در مورد مسائل و مشکلات آنها بیاندیشد و امکان دور ماندن بعضی از روستاها از دید آنان وجود خواهد داشت. توجیه شدن نسبت به وظایف محوّله در ابتدای کار باعث میشودکه جهت تلاش و کوشش مدیریّت را مشخص نماید بنابراین مدیریّت باید دقیقا ازشرح وظایف خود اطلاع کامل پیدا کرده تا بتواند با استفاده از اختیارات وتوانائیها ،وظایف مربوط را به نحو مطلوبی انجام دهد.

شناخت نیروی انسانی همکا ر

مورددیگری  که مدیریّت بایدبه آن توجّه نماید شناخت نیروی انسانی همکاران و هستند.نیروی انسانی شاغل در هردستگاه معمولا دارای روحیّۀ یکنواخت نیستند،بلکه افراد دارای روحیّه ها و خصوصیات فردی متفاوتی میباشند .بنابراین مدیریت بایدروحیّات وسوابق و خصوصیّات شغلی و میزان توانائیهای همکاران خود بشناسد تا متناسب با شرایط و ویژگیهای آنها انتظارات خودرا هماهنگ نماید و بی جهت نیروئی بیکار نماند وکار مهمّی به فرد ناتوانی واگذار نگردد.انجام این امر باعث بهره جوئی از توان بالقوّه و بالفعل نیروی انسانی دستگاه خواهد شد.

اطلاع ازابزار کار

مورد دیگری که باید مدیریّت آنرا مدّ نظر قرار دهد ،اطلاع ازسازمان و امکانات وابزار کاراست.این ابزار شامل بودجه و اعتبار و وسایل و تأسیسات مورد نیاز و غیره جهت انجام وظایف دستگاه است که مدیریت با اطلاع ازانها و ارزیابی امکانات در بهره گیری از آنها و تخصیص منابع و امکانات برای انجام امور می تواند آگاهانه تصمیم بگیرد.

اطلاع از مقررات و قوانین

مورد دیگری که باید توجّه مدیریّت را در ابتدا به خود جلب نماید،اطلاع از مقررات و قوانین و ضوابط عملکردی دستگاه و سازمان است .اصولا دستگاههای اجرائی در  حقیقت مجری مقررات و قوانین هستند و قوانین توسط دستگاه قانونگذار کشور یعنی مجلس شورای اسلامی و شورای نگهبان تصویب و ابلاغ می گردد. سپس بر روی قوانین توسط هیئت دولت آیین نامه اجرائی تنظیم  و تصویب  می گردد و حتّی توسط وزارتخانه ها ،بخشنامه ها و دستورالعمل های مختلف با الهام ازقانو ن و آئین نامه اجرائی بایدمجری قانون و مقررات باشند.بعضی از قوانین حالت مشترک عمومی برای کلیّه دستگاها دارند ،و بعضی ازآنها اختصاصی هستند.قوانین عمومی عمدتا شامل قوانین مالی و اداری و بودجه ای و غیره میباشند که متولّی آنها دستگاههای اجرائی  محوری کشور یعنی سازمان امور اداری واستخدامی کشورو وزارت برنامه و بودجه و وزارت دارائی  و امور اقتصادی  می باشندو تمام مدیران اجرائی در هر زمینه ای که انجام وظیفه می نمایند می بایست ازاینگونه قوانین و مقررات ،اطلاعات لازم را داشته باشند.

یک وزیر و مدیر کلّ واستاندار و رئیس  و غیره میبایست  ازقوانین استخدامی و مقررّات مربوطه و قوانین ومقررات مالی و ضوابط بودجه ای  و برنامه ای اطلاعات لازم را اخذ نماید.در زمینۀ مقررّات خاصّ نیزمسلما لازم است که مدیریّت اشراف برانها داشته باشد.ضعف اطلاعات مربوط به مقررات باعث میشودکه مدیریت نتواند اموردستگاه و انجام وظایف قانونی را در چارچوب مقررات قوانین موضوعه هدایت نماید و ممکن است دچار قانون شکنی بگردد و شکست قوانین و مقررات موضوعه کشور تازمانی که اعتبار دارند هم باعث سردر گمی امور مردم وپیچیده شدن مسائل مردم وسازمان مربوط گردیده وهم قانون شکنی  نوعی جرم و تخلّف محسوب میگردد که مسلما دامن مجری آنرا خواهدگرفت و مطابق  مقررات مربوطه مجازات رانیز در پی خواهد داشت ضمنا نبایدفراموش کنیم که همۀ مدیران به طور اعمّ و مدیران اجرائی به طور اخص مجری قوانین و مقررات موضوعه هستند و نمیتوانند خارج از اختیارات قانونی تصمیم گرفته ویا اقدامی  راانجام دهند،حتی در مجلس شورای اسلامی  که مرکز قانون گذاری  میباشد ؛رئیس مجلس به عنوان مدیریت آن می بایست مجلس را در  قالب ضوابط  و مقررات قانون اساس و آئین نامه های داخلی مجلس اداره نماید. بنابراین مدیران قبل از هرچیز پس از قبول مسئولیت و یاحتی قبل از آن وقبل از تصدی امور باید شناخت لازم را از وظائف و اختیارات وقلمرو عملکردی و حیطۀ مدیریت و روحیّات و خصوصیات شغلی همکاران و ابزار و امکانات وقوانین و مقرّرات مربوطه و سایر مسائل مربوط به دست آورند واز همه مهمتر قبل ازشروع به کارآموزش توجیهی لازم را ازطریق واحد آموزش سازمان و وزارتخانه مربوطه ببینند تا بادست پرو با اطلاعات وسیع کارخود را آغازنمایند و میزان اشتباهات آنها به حداقل کاهش یابد.مدیرانی که قلمرو عملکردی آنها فضاهای جغرافیائی را در برمیگیرد،در هرسطحی که هستند میبایست شناخت جغرافیائی  ازبافت  طبیعی و انسانی واجتماعی وفرهنگی و اقتصادی وسیاسی قلمرو جغرافیائی خود کسب نمایند و اگر خود در این زمینه تخصّص ندارندلازم  است حتما  از وجود مشاوران جغرافیدان استفاده نمایند. از مدیرانیکه قلمرو جغرافیائی آن در حد شهرستان می باشد،بیش ازهمه فرماندار و در حد استان،بیش از همه استاندار ودر سطح کشوری، بیش از هه رئیس جمهور و رئیس مجلس و کمیسیونهای آن ونخست وزیرو وزراء ورؤسای سازمانهای دولتی  و نهادهای انقلاب اسلامی بایستی از مشاوران جغرافیدان به صورت تمام وقت استفاده نمایند واصولا برای شخصیّتهای مذهبی سیاسی و مسئولان برنامه ریزی و سیاستگذاری  شهرستان واستان نیز شناخت جغرافیائی امریضروری میباشد.به هر حال تمام مسائل و ابعاد و حیطۀ مدیریت باید در چشم انداز کامل یک مدیر قوی و مطلوب قرار بگیرد.

* داشتن روحیّه برنامه ریزی :

اصولا هردستگاه و سازمانی  باید آینده خودرا مشخص نماید و در عمق زمان آینده با تخمین قریب به یقین وضعیت خودراببیندو بداندکه چه میخواهد بکند.برنامه ریزی به دستگاه اجرائی وغیراجرائی دید می دهد که آینده را ببیند و رفتارها و حرکات وفعالیتهای خود را جهت و نظم اداره و در راستای هدفهای تعیین شده قرار دهد .و برنامه ریزی سازمان را از سرگردانی و بلاتکلیفی و روزمره کارکردن وبرخوردها و فعالیتهای عکس العملی و انفعالی نجات میدهد.برنامه ریزی تکلیف رفتارهای آینده دستگاه و سازمان را روشن می نماید و مدیریت و کارکنان با چراغ برنامه ریزی جلوی حرکت خودرادر طول زمان می بیند و بهر نسبت که برنامه طولانی میباشد،امکان دید دورتر برای دستگاه و مدیریت در عمق زمان آینده بیشتر میشود.اگر برنامه برای یکسال تیظیم شود دستگاه و سازمان یکسال آینده خودرا به طورتخمین می بیند واگربرای پنجسال

باشد دیدگاه سازمان پنج سال آینده را شامل می شود و اگر دستگاهی بتواند برنامۀ دراز مدت 20ساله و بیشتر خود را تنظیم کند،مسلما عمق بیشتری از زمان را خواهد دید.و جهت فعالیتش مشخص تر خواهد بود.البته تنظیم این برنامه ها تخصّص و توانایی ویژه ای را طلب میکند و اصولا برنامه ریزی نیز نوعی پیش بینی است وقطعیت ندارد چون آینده را فقط خداوند خبر دارد وکسی دیگر از آینده ولو کوتاه مدت اطّلاعی ندارد .و برنامه ریزان ،برنامه ها را با توجّه به شواهد و قرائن  و محاسبات و بررسیهای لازم و با استفاده ازتجربیّات کثیر جوامع بشری تنظیم و پیش بینی می نمایند.و دارا بودن اصل انعطاف پذیری برنامه ها به هیمن علّت می باشدکه برنامه ها در  صورت روبه رو شدن با تنگناها و مانع ومشکل دچا رتوقّف و شکست نگردند،بلکه آنها امکان اصلاح و تغییر وجود داشته  باشد.هراندازه برنامه برای زمان طولانی تری تنظیم گدد،تهیّه آنبه تبحّر و تخصّص و سیعتر و بیشتری نیاز دارد.به قول معروف برنامه ها راهنمای دستگاهها و سازمانها هستند.نهد و سازمان بدون برنامه کور و نابینا است و آینده را و جلوی پای خودرا نمی بینند و همیشه منفعل است و ابتکار عمل را از دست می دهد و مشکلات مربوطه آنچنان محاصره اش می کنند که نهایتا امکان شکست برای آن وجود دارد. امروزه برای دستگاههای اجرائی  و نهادها ،برنامه ریزی امری بسیار ضروری می باشد و سرگردانی آنها باعث  اتلاف منابع و عدم بهره گیری کافی از آن از طرفی و اشراف ننداشتن برامور و مشکلات و رشد فزایندۀ مسائل جامعه و رها شدن ابتکار عمل از دست سازمانهاازطرف دیگر می گردد. بنابراین  باید دستگاهها به برنامه ریزی توجّه جدی بکندو بخشی از نیروی خودرا صرف تهیّه و تنظیم برنامه های کوتاه مدت و بلندمدت اجرائی بنمایند.آنها باید وضعیت موجود عملکردی و توانائیها و منابع بالفعل و بالقوه را تحلیل نمایند و با توجّه به ارزشهای متعالی مکتب اسلام و نظرات مقام رهبری امّت اسلامی و قانون اساسی جمهوری اسلامی و نقطه نظرات مجلس شورای اسلامی،اهداف و جهت گیریها را مشخّص و وضعیّت مطلوب را ترسیم نمایند.وبرای رسیدن از وضع موجود به وضع مطلوب و ترسیم شده  وبه عبارتی اهداف تعیین شده با بهره گیری ازمنابع و توانها ،برنامۀ توسعه خودرا تهیّه و تنظیم نمایند. حال با توجّه به این امر اساسی برنامه ریزی برای دستگاهها و سازمانها و تعیین جهات حرکت آنها کسی که می بایست به عنوان یک وظیفه اصلی واوّلیه به آن توجّه و اقدام نماید مدیریّت سازمان و دستگاه ونهاد است.مدیریّت ،مسئولیت اصلی این کار را بعهده دارد،مدیریت استکه باید برای تهیه برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت سازمان و نهاد خود اقدام نماید. مدیران بی برنامه ،آینده را نخواهند دید و به سوی بیراهه سازمان خود را هدایت خواهند کرد و آنرا سردر گم نموده و منابع آنرا نیز تلف خواهندنمود .در  کشورما تحت تأثیر افزایش نیازهای اجتماعی و فردی ناشی از رشد جمعیّت ونیز عقب افتادگیهای گذشته  و ترکم محرومیّتها ،بیش از پیش باید به امر برنامه ریزی توجّه شود و دستگاههای اجرائی ملزم به تهیّه برنامه بشوند تا در یک حرکت هماهنگو نظام یافته توسط تمامی آنها،برنامه های توسعه فرهنگی و اجتماعی و اقتصادی کشور  تهیّه و رسیدن به اهداف ارزشمند جمهوری اسلامی ایران سریعتر میسّر گردد.ازطرفی دیگر  این نگرانی وجوددارد که چون تحت تأثیر افزایش نیازهای اجتماعی ،مشکلات اقتصادی  و اجتماعی و فرهنگی جامعه افزایش می یابد،اگردستگاههای مسئول فاقد برنامه ونتیجتا دارای عدم تسلّط و اشراف برمالئل و مشکلات بوده و ابتکار عمل را در دست نداشته باشند،ودر  آینده خوددچار محاصرۀ شدید مشکلات وموانع گردیده که نه تنها توان رفع آنرا نخواهد داشت ،بلکه خودشان نیز در بین انبوه مسائل و مشکلات غرق خواهند شد.و تشنّجات اجتماعی و سپس سیاسی به  وجود آمده  و معضلات و تنشهای سیاسیدر جامعه افزون خواهد شد و حاکمیّت نظام را تحت تأثیر قرار خواهد دارد.بنابراین برای جلوگیری ازقرار گرفتن ودر مقابل عمل انجام شده و خارج شدن کنترل و ابتکار عمل از دست دستگاهای ذیربط و تسلّط واشراف برمسائل مربوط  ضرورت دارد دستگاهها و سازمانها به تهیّه برنامه ها توجّه نمایندو مدیریّت رکن مهمّی است که وظیفه انحام این امر اساسی تهیّه برنامه های آینده سازمان خو درا برعهد ه میباشد.