مدیریتهای اجرائی

ساختار نظام اجرائی کشور

قسمت هیجدهم

محمد رضا حافظ نیا

مدیریتهای اجرائی

مقدمه: بحثی که پیش روی خواننده محترم قرار دارد ادامه سلسله مقالاتی تحت عنوان «ریشه های گره ها» می باشد که سعی می شود با بهره گیری از الطاف بیکران الهی و یافته های تجربی و نظری، عوارض و علل اصلی گرفتاریها و مشکلات جامعه در ارتباط با دستگاههای اداری و اجرائی کشور در حد وسع و درک و بینش نگارنده شکافته و بیان گردد لذا مقالات گذشته در زمینه آثار و عوارض خط بازی و گروه گرائی و تأثیر آن بر مسائل جامعه و نیز ساختار نظام اجرائی کشور و زیر شاخه های آن یعنی نظام مالی دولتی- نظام برنامه ریزی- نظام بودجه ریزی- نظام اداری و مدیریتهای اجرائی که با همدیگر پیوند منظومه ای و سیستمی دارند به چاپ رسیده است و در ادامه بحث مدیریتهای اجرائی نکاتی پیرامون ویژگیهای اعتقادی- رفتاری و تخصصی مدیریت مطلوب بعنوان بخشی از مبحث مدیریتهای اجرائی از نظر خواننده محترم می گذرد.

1-    داشتن بینش و توان سازماندهی:

یکی از وظائف مدیریتها درک و توان تقسیم کار و تعیین حدود وظائف و سازماندهی و نظم و نسق دادن به امور اجرائی حیطه مدیریت است.

انگیزه اصلی سازماندهی، تقسیم کار و تعیین وظائف هر یک از اجزاء دستگاه و یا زیرشاخه های آن می باشد. هر نهاد اجتماعی از خانواده گرفته تا مدرسه و کارگاه و کارخانه و اداره و سازمانهای اداری و اجرائی شهرستان و استان و کل کشور عموماً با کثرت و تنوع وظائف و عملکردها روبرو هستند و این کثرت و تنوع به نسبت رده تشکیلاتی سازمان و نهاد از گسترش متفاوتی برخوردار می باشد یعنی در رده های پائین تر گسترش کثرت و تنوع وظائف کمتر و محدودتر میباشد در حالیکه در سطح استان گسترش آن،‌هم در سطح و هم در عمق بیشتر است و بهمین ترتیب در کل کشور گسترش آنها در مقیاس بزرگتری وجود دارد. کثرت و تنوع وظائف باعث می گردد که در هر نهاد اجتماعی، افراد و شاخه های مختلفی وجود داشته باشند تا هر کدام بخشی از وظائف را بعهده بگیرند. بدین ترتیب اصل تقسیم کار که در جوامع بشری وجود دارد ریشه در کثرت و تنوع وظائف اجتماعی دارد یعنی بهر اندازه که کثرت و تنوع وظائف بیشتر شود بهمان اندازه تقسیم کار از گسترش بیشتری برخوردار است و هر اندازه کثرت و تنوع کمتر گردد تقسیم کار نیز از محدودیت بیشتری برخوردار خواهد بود.

در جوامع ابتدائی نیز وضع بهمین منوال بوده است. یک خانواده، غالب نیازهای خود را که امروزه در مجموعه اجتماع تأمین می گردد به تنهایی تدارک می دیده است، مثلاً تهیه غذا لباس- کفش- ابزار کار و ... همگی توسط خود افراد انجام می گرفته است و در جوامع بسته تر امروزی نیز شاهد تقسیم کار کمتر نسبت به جوامع بازتر هستیم مثلاً جوامع روستایی نسبت به جوامع شهری بسته تر می باشند و لذا بهمان نسبت در آنها تقسیم کار اجتماعی کمتر از جوامع شهری ملاحظه می گردد یک نفر روستایی معمولاً غالب نیازهای تغذیه و البسه و مسکن و ابزار خود را شخصاً تأمین می نماید در صورتیکه در شهر از نان روزانه گرفته تا آب و سایر نیازها، جملگی بر اساس تقسیم کار اجتماعی توسط افراد دیگر تهیه می شوند. با این حساب ریشه و مبنای یک فعالیت و تقسیم کار اجتماعی دیگر نیز مشخص می گردد و آن اصل مبادلات و تجارت و داد و ستد در جوامع بشری است یعنی بین گسترش اصل تقسیم کار اجتماعی و گسترش مبادلات و بازرگانی رابطه مستقیم وجود دارد و هر چه اصل تقسیم کار بیشتر توسعه یابد به همان نسبت نیاز اجتماعی به مبادله و تجارت بیشتر می شود. گسترش فعالیتهای مبادلاتی و داد و ستد و تجارت و بازار در سکونتگاه های شهری در قیاس با سکونتگاه های روستایی ریشه در گسترش اصل تقسیم کار اجتماعی در شهرها دارد.

بنابراین نتیجه می گیریم که توسعه جوامع بشری، توسعه نیازها و فعالتیها و وظائف اجتماعی را به دنبال دارد و توسعه نیازها و وظائف اجتماعی توسعه اصل تقسیم کار را بدنبال دارد و توسعه اصل تقسیم کار توسعه مبادلات و داد و ستد را بدنبال دارد و توسعه مبادلات و داد و ستد منجر به شکل گیری فعالیتهای اجتماعی و نهادهای مبادله کننده می گردد و گسترش این امر منجر به سازماندهی شبکه وسیع و رو به گسترش ارتباطات فضائی بین استانها و نهادها و سازمانها می شود.

توسعه جوامع بشری

توسعه نیازها و فعالیتهای اجتماعی

توسعه اصل تقسیم کار

توسعه مبادلات و داد و ستد کالا و خدمات و انرژی

توسعه نهادها و سازمانهای مبادله کننده

توسعه شبکه ارتباط فضائی بین انسانها و نهادهای اجتماعی

حال از آنجائیکه موضوع این بحث سازماندهی است و سازماندهی ریشه در اصل تقسیم کار دارد یعنی ضرورت تقسیم کار سازماندهی را مطرح می نماید سعی می گردد ادامه بحث در این زمینه محدود گردد.

ضرورت تقسیم کار

در یک خانواده که کوچکترین نهاد اجتماعی است ما شاهد ضرورت تقسیم کار هستیم یعنی پدر خانواده و مادر و فرزندان هر کدام یک وظیفه و نقشی را در این نهاد بعهده داردند که بدین ترتیب خانواده ها سازماندهی شده اند و جایگاه و نقش و وظیفه و قلمرو عملکری هر کدام مشخص گردیده است. حال اگر در خانواده ها هر کدام از اعضاء وظیفه خود را بنحو مطلوب انجام دهند این نهاد مقدس اجتماعی لطمه ای نخواهد دید و سلامت خانواده تضمین خواهد گردید. ول اگر وظائف یکی از آنها بدوش دیگر بیافتد و یا هر کدام علاوه بر وظیفه مربوطه نقش ثانوی را نیز عهده دار گردند مشکلاتی را برای خانواده و اهداف مربوطه پیش خواهد آمد مثلاً در خانواده هایی که زن علاوه بر وظیفه سازمانی خانه داری و تربیت فرزندان به فعالیتهای اجتماعی مانند شغل رسمی اشتغال دارد و بعبارتی کارمند و کارگر می باشد نباید انتظار داشت که زن بتواند وظیفه سازمانی خود را در نهاد اجتماعی خانواده درست انجام دهد و اینجاست که بار ناشی از اشتغال زن در بیرون از خانواده بصورت نتیجه منفی در تربیت فرزندان و تهیه غذا و خوراک برای سایر اعضاء خانواده و نیز خانه داری و شوهرداری تجلی خواهد نمود.

در سایر نهادهای اجتماعی که از وسعت و قلمرو عملکردی وسیعتر برخوردارند و مسلماً وظائف مربوطه از کثرت و تنوع برخوردار می باشد اصل تقسیم کار و سازماندهی اهمیت و ضرورت بیشتری دارد و لازمست که وظائف کلی دستگاه به وظائف ریزتر و مشخص تر تعیین و تقسیم گردند و هر کدام از قسمتها بعهده یک واحد جزء دستگاه و نهاد اعم از فرد انسان و یا گروه انسان واگذار شود تا در یک حرکت هماهنگ و همسو، نهاد و سازمان بسوی هدفهای پیش بینی شده حرکت کند.

بنابراین اصل تقسیم کار و سازماندهی در نهادها و دستگاههای اجرائی امری ضروری است و بهمین خاطر پس از تأسیس هر نهاد یا وزارتخانه و سازمان در نظام تقسیم کار اجتماعی، شرح وظائف اجتماعی آن توسط مجلس شورای اسلامی و نمایندگان مردم تعیین می گردد و در داخل هر وزارتخانه برای حصول به هدفهای سازمانی و انجام وظائف مربوطه ضرورت سازماندهی و تقسیم کار درون سازمانی مطرح می شود و لذا می بینیم واحدهایی مانند واحدهای اداری و مالی و بودجه و برنامه و ارزشیابی و نظارت و گزینش و حراست و ... با شرح وظائف مشخص شکل می گیرند و در داخل هر کدام از واحدهای دستگاه و نهاد نیز تقسیم کار صورت گرفته و شرح وظائف هر کدام از اجزاء و کارکنان مشخص می گردد مثلاً دبیرخانه- کارگزینی- حسابداری و غیره بوجود می آیند و در داخل این واحدهای کوچکتر نیز پستهای سازمانی با شرح وظائف مشخص تعیین می گردند و در هر پست یک فرد انسان قرار می گیرد که بر اساس وظائف مربوطه عهده دار مسئولیت آن پست سازمانی می شود مانند کارشناس- دفتردار- منشی- بایگان- راننده- خدمتگزار- معاون- حسابدار- کارپرداز- معلم- مربی- مدیر و غیره.

پس در سازمانهای اجتماعی حدود وظائف کلی و جزئی کلیه اجزاء زیر سیستمهای آن و نیز کارکنان واحدهای مربوطه مشخص گردیده است و این امر در واقع هم تقسیم کار سازمانی و هم سازماندهی می باشد که برای کلیه وزارتخانه ها و سازمانها و نهادهای انقلاب اسلامی مملکت، این امر مهم تقسیم کار و تعیین شرح وظائف داخلی و ایجاد پستهای سازمانی و تعیین شرح وظائف کلیه کارکنان نهایتاً توسط سازمان امور اداری و استخدامی کشور انجام می گیرد.

مدیریت هر دستگاه باید به اصل مهم تقسیم کار و سازماندهی در دستگاهی که او در رأس آن قرار دارد توجه اساسی بنماید یعنی هم  در این زمینه بینش و ادراک و هم توان سازماندهی را داشته باشد تا بتواند از هر کس و هر جزء دستگاه، متناسب با شرح وظائف وی مسئولیت بخواهد و یا به او مسئولیت واگذار نماید و اصولاً افراد و اجزاء هر دستگاه در کار خود دارای تجربه و تخصص باید بوده باشند.

اگر مدیریت به اصل تقسیم کار و سازماندهی توجه نکند ممکن است انجام یک وظیفه را از فرد و یا افرادی بخواهد که نه مسئولیتی بعهده شان می باشد و نه تخصص و توانائی دارند و این امر هم باعث کاهش کیفیت کار خواهد شد و هم آنها را از وظیفه اصلی خود باز خواهد داشت و هم اینکه فرد یا افراد مسئول در این زمینه بکار گرفته نشده و نیروی آنها تلف خواهد شد و از همه مهمتر تداخل مسئولیت بوجود آمده و مقدمات حاکمیت هرج  و مرج در دستگاه و سازمان وی شکل خواهد گرفت بنابراین علاوه بر کاهش کیفیت کار و بروز ضایعات فراوان ناشی از این امر مسئولیت قانونی تخلفات و ضایعات ایجاد شده بعهده مدیریت دستگاه خواهد بود که مسلماً باید پاسخگوئی آنها را بعهده بگیرد.

تداخل مسئولیتها و بلا تکلیفی مراجعین

نکته قابل توجه این است که در سازمانها گاهی اوقات شاهد بروز تشکیلات و واحدهای مشابه کار می باشیم یعنی یک واحدی از دستگاه و یا سازمان مسئولیت کاری را بر اساس شرح وظائف قانونی خود بعهده دارد ولی در کنار او دستگاهی که کاملاً و یا تقریباً با او از نظر شرح وظائف و قلمرو عملکری مشابهت دارد بوجود آمده و شکل گرفته است و منجر به سرمایه گذاری جدید و اضافه و نتیجتاً افزایش هزینه های دولت و نیز تداخل مسئولیتها و بروز گرفتاریها و بحثها و شکایت پراکنیها و ایجاد مشغله کاذب برای وزیر و رئیس و اصولاً مدیریتها و سایر اجزاء سازمان و وزارتخانه و از همه بدتر سرگردانی و بلاتکلیفی مردم و ارباب رجوع و افراد ذینفع که بالاخره چه کسی مسئول اصلی می باشد، می گردد علاوه بر این مسائل، وظیفه اجتماعی دستگاه وزارتخانه نیز در آن زمینه خاص بنحو مطلوبی انجام نگرفته و مشکلات اجتماعی مربوطه افزون می گردد چرا که اولاً مقداری از نیروهای آنها صرف اصطکاک و برخورد و غلبه بر یکدیگر شده و ثانیاً از آنجائیکه برای تأمین نیازهای اجتماعی جامعه و غلبه بر مشکلات پیش بینی نشده برنامه ریزی در هر دستگاهی ضرورت دارد، هیچکدام از آنها خود را مسئول این امر ندانسته و اقدام به برنامه ریزی و آینده نگری و تأمین نیازهای روبروشد  جامعه و حل معضلات و مشکلات فزاینده اجتماع نخواهند کرد.

اینست که ما متأسفانه در دستگاههای کشور و اصولاً نظام اجرائی کشور دستگاههای مشابه کار و موازی را مشاهده می کنیم و نتیجه آن نیز حل نشدن مسائل مربوطه می باشد، بعنوان مثال برای مسأله مسکن کشور بعنوان یک نیاز اجتماعی، چندین دستگاه فعالیت می کنند ولی مسئله مسکن در کشور نه تنها حل نمی شود بلکه هر روز بغرنج تر می گردد و مسئله آب و کشاورزی و آموزش و علم و فرهنگ و توسعه شهری و روستایی کشور نیز وضع مشابهی دارند.

این مسائل ضرورت تمرکز مسئولیتها را در یک نهاد واحد در کشور مطرح می کندو لذا مجلس و دولت و سازمان امور اداری و استخدامی کشور و مدیریتهای اجزائی در کلیه سطوح مسئولیت دارند تا جلوی تداخل وظائف را از طریق سازماندهی و تقسیم کار اصولی بین وزارتخانه ها و سازمانها و نهادهای مسئول در رده های کشوری و استانی و شهرستانی بگیرند تا هم به سرمایه گذاریهای جدید و افزایش هزینه های دولتی نیاز نباشد و هم جلوی تعارضات و اصطکاکها و اتلاف وقت و نیرو و امکانات بین آنها در کشور گرفته شود و هم اینکه یک دستگاه یا نهاد در ارتباط با نیاز اجتماعی که او برای آن بوجود آمده است بطور اصولی و جدی احساس مسئولیت و تکلیف کرده و اقدام به آینده نگری و برنامه ریزی نماید.

توضیح این نکته نیز ضرورت دارد که اتخاذ سیاست تمرکز مسئولیت در یک نهاد بمعنی تمرکز گرائی اجرائی نیست بلکه این دو با هم متفاوت می باشند و می توان مسئولیتهای مشابه را در یک نهاد و یا وزارتخانه متمرکز کرد ولی از حیث اجرائی برای کلیه دستگاه ها خط مشی نیمه متمرکز و یا غیر متمرکز را اتخاذ نمود.

بعنوان مثال همانطور که قبلاً بیان گردیده است وظیفه سازمانی آموزش و پرورش و آموزش عالی و ارشاد اسلامی که در کشور ما بعهده سه وزارتخانه می باشد در کشور ژاپن بعهده یک وزارتخانه تحت عنوان وزارت فرهنگ و آموزش قرار دارد و این یک وزارتخانه ظاهراً کوچک که هر سه وظیفه یاد شده در آن متمرکز گردیده است در مرکز شهر توکیو با اتخاذ خط مشی اجرائی غیر متمرکز بیش از یکهزار دانشگاه و مؤسسه آموزش عالی و نیز تعلیم و تربیت فرزندان کشور یکصد و بیست میلیون نفری را بعهده داشته و بگونه ای عمل می کند که پیشانی علم و تکنولوژی جهان معاصر را نیز در دست دارد!!

نکته ضروری دیگر که باید ذکر شود این است که در کشور ما تمرکز مسئولیتها باید در دستگاهها و نهادهایی انجام پذیرد که با روح انقلاب اسلامی شکل گرفته و سازماندهی شده اند یعنی از حیث مقررات و مناسبات و ساختار اداری و عملکردهای مالی و اجرائی و نیروی انسانی و مدیریت و غیره از روح اسلام و انقلاب اسلامی مایه گرفته و سازماندهی شده اند زیرا همانطور که قبلاً بیان شد، وزارتخانه ها و دستگاههای اجرائی قدیمی و سنتی گذشته نه تنها برای حمل محموله های ارزشمند انقلاب اسلامی تناسب ندارند بلکه گاهی عملکردشان در جهت خلاف اهداف انقلاب اسلامی نیز تظاهر می نماید.

بنابراین دگرگونی بنیادی در ساختار نظام اجرائی کشور و سازماندهی آن متناسب با ارزشهای انقلاب اسلامی و تمرکز مسئولیتها در آنها مورد تأکید می باشد و این عکس آنچیزی است که متأسفانه گاهی اوقات شاهد آن هستیم یعنی بجای اینکه با گذشت زمان نهادهای انقلاب اسلامی ساختار نظام اجرائی باقیمانده از دوران طاغوت، نهادهای انقلاب اسلامی را بتدریج با خود متناسب می گرداند و این خطر بالقوه ای است که نهادهای مقدس انقلاب را تهدید می نماید و بینش و توجه جدی نمایندگان محترم مجلس و هیئت محترم دولت و صاحبنظران دلسوز انقلابی می تواند علاوه بر جلوگیری از تحقق این واقعه خطرناک زمینه را برای شکل گیری ساختار نظام اجرائی مطلوب جمهوری اسلامی فراهم نماید.

توجه به اصل تقسیم کار و شرح وظائف در دستگاهها توسط مدیران که امری ضروری می باشد، تنها منحصر به تقسیم کار و شرح وظائف تدوین شده برای دستگاه نمی گردد یعنی مدیران علاوه بر آنچه بصورت شرح وظائف رسمی توسط واحدهای تشکیلات و یا اداری آنها ابلاغ گردیده باید توجه داشته باشند که فعالیتهای اجرائی مدیریت از تنوع و کثرت برخوردار است و گاهی وظائف و تلاشهائی مطرح می گردد که برای آن سازمانی بوجود نیامده و شرح وظائفی پیش بینی نگردیده است و اینجاست که باید مدیریت توجه کند و وظائف جدید را با توجه به سنخیت کار واحدهای تابعه بین آنها تقسیم نماید و بخصوص از عهده دار شدن شخصی آن پرهیز نماید زیرا در صورت انداختن آنها بدوش خود مسلماً از وظائف اساسی مدیریت که در این مبحث نیز به آنها تحت عنوان ویژگیهای تخصصی اشاره می گردد غافل خواهد ماند.

این مسئله در شرایط کنونی کشور بیشتر مصداق پیدا می کند مثلاً در اثر جنگ و مشکلات دیگر هر روز وظیفه اجتماعی جدیدی در جامعه مطرح می گردد که برای آن سازمان و یا شرح وظائفی پیش بینی نگردیده است و مدیران با کمک الهی و با درایت خود و تکیه بر دستگاههای موجود باید آنها را حل و فصل نمایند و مسئولین سیاسی بویژه استانداران و فرمانداران و بخشداران بیشتر مورد توجه می باشند و لذا باید بیش از همه به اصل تقسیم کار و سازماندهی در حیطه عملکردی خود توجه کنند و اگر به این امر توجه ننمایند و وظائف جدید را بین دستگاههای مسئول که سنخیت دارند تقسیم نکنند باید اجباراً انجام آنرا بدوش خود و فرمانداری بگیرند و از وظائف اصلی خود غفلت نمایند. مثلاً اگر فرمانداری توزیع کالای کمیاب را به عهده دستگاههای مسئول آن نگذارد باید خود عهده دار آن شود و در آن موقع وی رئیس بازرگانی خواهد بود نه فرماندار و نماینده سیاسی دولت!                                                                                           ادامه دارد

مستی های گوناگون

* امیرالمؤمنین(ع):

«ینبغی للعاقل ان یحترس من سکر المال و سکر القدرة و سکر العلم و سکر المدح و سکر الشباب، فان لکل ذالک ریاحا خبیثة تسلب العقل و تستخف الوقار». (غررالحکم- ص862)

شایسته است انسان عاقل، خویشتن را از مستی ثروت، مستی قدرت، مستی علم و دانش، مستی تمجید و تملق و از مستی جوانی مصون نگه دارد، زیرا هر یک از این مستی ها بادهای مسموم و پلیدی دارد که عقل را زایل می کند و آدمی را بی شخصیت می نماید.