برای برنا‌مه‌ریزی هم برنامه‌ریزی کنید

راهکارهایی برای مواجهه با غیرمنتظره‌ها

مترجم: فرزانه فخریان

وقتی همه‌ی کارها به‌خوبی انجام می‌شوند و شما روزانه و هفتگی برنامه‌ریزی می‌کنید، قاعدتاً زندگی‌ای در نهایت آرامش خواهید داشت؛ اما گاهی برنامه‌ریزی بیش‌ از حد برای کارهای روزانه‌تان، می‌تواند شما را عصبی و مضطرب و به فردی بدل کند که با خودش می‌گوید: انگار بهتر بود از همان اول، هیچ‌چیزی را برنامه‌ریزی نمی‌کردم! مردم هنگامی در برنامه‌ریزی دچار اضطراب می‌شوند که نمی‌فهمند چه نقشی در فرآیند انجام نقشه‌شان در روز ایفا می‌کنند. ‌جز تغییراتی که همیشه جزئی از خطاهای برنامه‌ریزی ممکن است رخ دهد، هنگامی‌که کارها دقیقاً بر طبق برنامه پیش نمی‌رود، ممکن است این‌گونه افراد از دست خودشان یا دیگران عصبانی شوند. مثل ‌این‌که شب‌هنگام یک ملاقات ناگهانی پیش بیاید یا کاری بیش از مدتی که انتظار دارند وقت‌شان را بگیرد؛ پس عصبانی می‌شوند وقتی خودشان یا بقیه، نمی‌توانند کاری را در برنامه‌ی خود ـ به دلیل نداشتن وقت کافی برای تمرکز روی آن ـ به‌وقت دیگری منتقل کنند. برای مثال وقتی‌ سه ساعت زمانی‌ معین‌شده برای انجام یک کار، به یک‌ساعت‌ونیم کاهش پیدا کند، این افراد حتی ممکن است دیگر به خودشان زحمت ندهند تا آن کار را شروع کنند. برای این‌که بتوان بدون این آثار جانبی استرس‌زا، از فواید برنامه‌ریزی استفاده کرد، خوب است با این راهکارها یاد بگیریم در عمل به جزییات برنامه‌ریزی، آرامش داشته باشیم.

1. مشکلات تصمیم‌گیری: دوست ندارید داخل یک هواپیما بنشینید، بدون این‌که بدانید مقصد آن هواپیما به کجاست؛ زیرا ممکن است به ناکجاآباد ختم شود. پس کل نکته‌ی برنامه‌ریزی این است که همواره، تصمیمی مهم وجود خواهد داشت و آن این است که شما کجا می‌خواهید کار خود را به پایان برسانید و سرانجام به کجا منتقل خواهید شد. هنگامی بهترین نتایج را از کارهای‌ خود ‌می‌گیرید که زمان‌تان را تنظیم کرده و برای روزتان برنامه داشته باشید؛ اما وقتی باز مشکلی پیش آمد و خواستید کلاً برنامه‌ریزی آن روز را به هم بزنید، به خودتان یادآوری کنید که برنامه‌ی شما، کمک کرد تا مسیری را برای خودتان ترسیم کنید؛ حتی اگر مجبور باشید برنامه‌ی‌ بقیه‌ی روز را تغییر دهید، از برنامه جدا نشوید.

2. دوباره‌ی نمره‌ی قبولی از کار خود بگیرید: آیا تا به ‌حال کسی بوده که بتواند صددرصد برنامه‌ی روزانه‌ی خود را انجام دهد و همه‌ی کارهای پیش‌بینی‌شده‌اش را به پایان برساند؟ رسیدن به صددرصد کارها در یک روز، کمیاب و نادر است. برای بیشتر مردم، روز خوب روزی خواهد بود که بتوانند شصت تا هفتاددرصد از کارهای خود را انجام دهند. تعریف نمره‌ی قبولی، درواقع اعتمادبه‌نفس از جانب خودتان است؛ اعتمادبه‌نفسی که شخص برای تصمیم‌های درست خودش، در رابطه با این‌که چگونه زمانش را براساس اولویت‌هایش، اتفاقات ناگهانی و کاری که در آن متخصص است، سرمایه‌گذاری می‌کند و در آخر از آن فعالیت خشنود است. بهترین راه برای ارزیابی یک روز این است، به‌جای این‌که از خودتان بپرسید چقدر با برنامه جلو رفتم، بپرسید آیا بهترین انتخاب‌ها را برای سرمایه‌کردن وقت و زمانم در طول امروز انجام داده‌ام یا خیر؟

3. وقت خود را با وسواس هدر ندهید: هیچ برنامه‌ی عالی‌ای وجود ندارد! حتی اگر راهی وجود داشته باشد که بتوانید براساس اطلاعات موجود برنامه‌ای عالی ترتیب دهید، باز هم نمی‌دانید که چه غیرمنتظره‌ای پیش خواهد آمد. هدف از برنامه‌ریزی این است که به نظم و ترتیب برسید؛ بنابراین ‌می‌دانید کجا باید توجه خود را متمرکز کنید و چگونه باید به ارزیابی و تعیین اهمیت فرصت‌های پیش‌آمده بپردازید. برای زمان برنامه‌ریختن خود، محدودیت قائل شوید. یک ساعت زمان مناسبی‌ست که بیشتر افراد برای برنامه‌ریزی هفتگی خود وقت می‌گذارند؛ برای برنامه‌ریزی روزانه، باید حداکثر پانزده دقیقه وقت بگذارید. این را بدانید که اگر در کارهای خود اولویت‌بندی نداشته باشید، مجبورید برنامه‌ی هفتگی‌تان را بارها تنظیم و بازنویسی کنید.

4. برنامه‌ی شما نقشه راه‌تان است: برنامه‌ی شما برای روز، هفته و حتی سال‌تان، نقشه‌ی راهی‌ست که به شما حس جهت‌دهی و چشم‌اندازی بلندمدت اعطا می‌کند. وقتی متوجه انحراف خود از مسیر و هدف‌تان شدید، به نقشه‌ی راه‌تان برگردید و ببینید برترین راه برای ادامه‌ی مسیر چیست. داشتن یک نقشه‌ی راه برای تجدیدنظر ـ بعد از ایجاد وقفه‌ی احتمالی ـ به شما فهم و فراستی برای بازبینی برنامه‌ی راه می‌دهد. اگر لازم بود، جابه‌جایی در اولویت‌های خود و انتقال بعضی کارها به روزهای دیگر را انجام دهید تا برای‌تان مشخص شود چه کاری را دقیقاً انجام دهید.

5. توقع غیرمنتظره‌ها را داشته باشید: وقتی درست برنامه‌ریزی می‌کنید، نگاه روبه‌جلو دارید و بین تمامی کارها، تنها براساس اولویت خود پیش می‌روید. این بدان معناست که وقتی مشکلی پیش می‌آید و باعث می‌شود تا اولویت‌های برنامه‌تان را جابه‌جا کنید، قادر خواهید بود بدون بروز مشکل این کار را انجام دهید؛ زیرا شما از قبل وقت‌های خالی را برای وقوع چنین حوادثی در برنامه‌ی خود گنجانده بودید؛ اما وقتی‌ برنامه‌ریزی ندارید، دقیقاً در جایی کارها را تمام می‌کنید که نزدیک به لبه‌ی پرتگاه است و می‌تواند مشکلات مهمی برای شما پدید آورد. برای این‌که به‌طور قابل‌توجهی از اضطراب خود بکاهید، برای هر روز خود و اتمام کارها، یک هدف شخصی در نظر بگیرید و اگر آن‌ها در یک روز قابل انجام نیستند، اولویت‌بندی کنید.

6. امتحان و آزمایشی وجود ندارد: اگر برنامه‌ی شما و به دنبال آن صحت اجرای نتایج آن، اساس ارزش و بهای کارتان است، بدانید که بر زمین لغزنده‌ای قدم می‌زنید. اگرچه تصمیم‌گیری و نظم مهم است، این را نیز باید بدانیم که نمی‌توانیم زندگی را کاملاً کنترل کنیم و نیاز داریم که زندگی را در آغوش بکشیم و قبولش کنیم. وقتی‌ درباره‌ی آنچه انجام داده یا نداده‌اید حساس شدید، بایستید و از خود بپرسید: اول این‌که «چه اتفاقی‌ست؟» و دوم آن‌که «آیا راهی هست تا من در دفعه‌ی بعدی متفاوت با دفعه‌ی قبل عمل کنم؟» سپس از جواب‌های خود به این دو سؤال، استفاده کنید تا تصمیمات‌تان را برای آینده اصلاح کنید.

7. آغوش‌تان را برای خلاقیت باز کنید: این، راهی شگرف برای فکرکردن درباره‌ی آثار متقابل بین آزادی و تصمیم‌گیری‌ست. این درس را با مدیریت زمان بیامیزید؛ بدین ترتیب، دوباره شروع به کشف این‌ می‌کنید که چه‌ کاری واقعاً مهم است و زندگی چگونه باید باشد و چگونه بیشتر زندگی را حس کنید.